“抢公章”闹剧频上演?企业该如何进一步优化“印章管理”工作?

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近日,一封中信信托有限责任公司(简称“中信信托”)写给中国国际经济咨询有限公司(简称“中信咨询”)的感谢信在网上流传,使得中信信托遭遇的“抢印鉴”事件在业內曝光,中信信托贵阳项目印鉴外借遭抢事件由此引发关注。

印章被抢,都能作废重刻?

8月11日,该项目印鉴在外借途中被抢,最终由中信咨询贵阳君琨基金项目团队的相关人员将印鉴追回,得以第一时间送回银行保险箱,避免了损失。感谢信中“一人连追四人”等表述,颇显印鉴争夺过程中的波折。

印章是公司对内管理和对外从事经营活动的合法凭证,价值不可小觑。而公司的运行也是极为复杂的事,若印章遗失、被抢、被盗,即使宣布作废,对公司经营也会产生诸多难以预料的后果。

近年来,公司印章抢夺的事件频发。

通常公司印章在发生损毁、遗失、被盗、被抢的情况下,可以登报声明作废印章。但若发生公司内部,由股东、法定代表人等拿走印章,是否属于遗失则极具争议,需要判断声明印章作废的主体能否代表公司意志。而公安机关通常也不认可此类情况下的印章作废声明,也不受理补刻的申请。

因此,如何安全地保管印章,保障印章有效使用极为重要。

如何保障印章安全?

传统的实体印章,往往保管极为简陋,锁入柜子、抽屉,极易被撬。出差外带或者外借,携带过程中,被抢、被盗的风险更是大大提高。被偷盖、私盖,更是无迹可寻,无法追溯。

如何让印章时刻得到安全保管,降低被抢、被盗风险?如何既能避免印章被违法使用,又能保留使用数据进行追溯?

新一代一体式智能印章的出现为企业提供了很好的解决方案。只有把实际中常常出现的违规用印行为、台账记录漏洞、责任落实等问题,通过用智能化设备替代人工进行印章风险的实时管控。

云玺量子,从源头锁住安全

云玺量子智能印章构建了标准化的印章管理平台,涵盖印章使用申请、审批、授权、文档管理、风险控制、生成台账等功能。智能设备让传统印章化身智能印章,设备轻便易用,加持双高清摄像头、生物识别、OCR识别比对等高新技术,真正赋予了印章管理安全保障。

1、保管安全

云玺量子智能印章把传统印章锁进入了360°全密闭智能设备中,用印需要审批授权后,底部舱门才能打开使用印章,授权安全盖印同时且杜绝拓印。

2、用印安全

外带使用过程中,云玺量子的智能技术也能对违规用印行为进行实时管控,例如盖空白章、盖印时偷换文件等,设备将第一时间向印章管理人员发出违规用印通知,可及时远程锁住印章,避免印章被偷盖、私盖,从而极大降低使用风险。

3、数据安全

对于传统用印,云玺量子也做到了透明化管理,从申请、审批,到用印,全流程跟踪,责任明确到人,所有图文数据清晰记录在管理平台,生成台账,实时可查阅,可溯源,并且不可人为篡改。同时系统可私有化部署,进一步保证数据的安全性。

在数字技术快速发展的时代,政企管理数字化趋势明显,智能印章已逐渐成为企业风控的必需品。

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